Κάντε Download το Δωρεάν Εργαλείο σε Excel για την παρακολούθηση των Αποκλίσεων του Budget P&L vs Actual, vs Last Year.
Από το drop down menu επιλέγεται το μήνα που θέλετε να παρακολουθήσετε. Μπορείτε να το προσαρμόσετε εύκολα στο δικό σας PL, δείτε επίσης μέσα στο excel τις οδηγίες για την συμπλήρωση των στοιχείων βάσει του χρωματικού τους πεδίου.
Διαβάστε στη συνέχεια το άρθρο μας για την χρησιμότητα του Variance Analysis και τη συσχέτιση του Budget με το Business Plan.
Budgeting & Παρακολούθηση Αποκλίσεων με τη βοήθεια εργαλείου excel.
- Financial Controlling με τη βοήθεια του Budgeting και τον έλεγχο των Variances
H διαδικασία κατάρτισης του προϋπολογισμού (budgeting), ο υπολογισμός των προβλέψεων (forecasting) και η εκτίμηση τουμηνιαίου cash flow αποτελούν σημαντικές δεξιότητες για όσους ασχολούνται με την οικονομική διαχείριση και τη λογιστική. Ηπαρακολούθηση του budget και η σύγκριση με τα απολογιστικά στοιχεία, τα actuals δηλαδή, είναι μια αρκετά σημαντικήδιαδικασία καθώς μέσω αυτής ελέγχονται και διερευνώνται οι αποκλίσεις, τα variances όπως λέγονται.
Το variance analysis είναι η διαδικασία κατά την οποία συγκρίνονται τα actual στοιχεία με τα budget στοιχεία ή τα στοιχεία τηςπροηγούμενης περιόδου προκειμένου να δοθούν απαντήσεις σε ερωτήσεις όπως:
- Γιατί οι πωλήσεις ή τα έξοδα είναι υψηλότερα ή χαμηλότερα σε σχέση με το budget ή της προηγούμενης χρονιάς
- Γιατί έχουν προκύψει variances (συνήθως διερευνούμε τα σημαντικά variances, πχ >5%) και που μπορεί να οφείλονται. Ταvariances οφείλονται σε κάτι που δεν γίνεται σωστά κατά την λειτουργία της εταιρείας; έχουν μεταβληθεί οι συνθήκες τηςαγοράς; έχει διαφοροποιηθεί o ανταγωνισμός; δεν έχουν γίνει σωστές προβλέψεις; ακόμη τα variances έχουν προκύψειαπό τιμές ή από ποσότητες;
- Ποιοι τομείς ή ποια προϊόντα/υπηρεσίες αποδίδουν καλύτερα;
Συνήθως το variance analysis γίνεται σε μηνιαία βάση έτσι ώστε να δίνεται κάθε φορά το απαραίτητο περιθώριο για τηνδιερεύνηση και την προετοιμασία της σχετικού report προς τη διοίκηση. Είναι σαφώς καλύτερο οι αποκλίσεις να μπορoύν ναγίνονται αντιληπτές την ώρα που δημιουργούνται και όχι τη τελευταία στιγμή από τα απολογιστικά στοιχεία της εταιρείας στοτέλος του μήνα ή της περιόδου όταν συγκρίνονται με το budget. Αν υπάρχει κάποια αστοχία στην παραγωγή για παράδειγμα θαπρέπει αυτό να το γνωρίζει η οικονομική διεύθυνση ή το τμήμα reporting που παρακολουθεί το budget την στιγμή εκείνη πουσυμβαίνει και όχι αποκλειστικά και μόνο από το variance analysis που γίνεται στο τέλος της περιόδου αναφοράς. Ένας πολύπρακτικός λόγος είναι ότι για την προετοιμασία του μηνιαίου reporting προς τη διοίκηση δεν θα υπάρχει τόσος χρόνος για τηνανάλυση και την διερεύνηση των variances. Σε κανέναν δεν αρέσουν οι εκπλήξεις της τελευταίας στιγμής και μάλιστα όταν είναιαρνητικές.
- Σύνδεση του Budget με το Business Plan
Το variance analysis έχει το ρόλο ενός συστήματος εντοπισμού, καταγραφής και ανάλυσης με μεγαλύτερη λεπτομέρεια της πορείας της εταιρείας σε σχέση με το budget. Τα variances αξιολογούνται και συμβάλουν στην λήψη διορθωτικών ενεργειών, την επανεξέταση των στόχων και των δυνατοτήτων και την ενεργή συμμετοχή όλης της εταιρείας για την τελική επίτευξη του στόχου. Το budget είναι ο στόχος που θέτει η εταιρεία για μια συγκεκριμένη περίοδο και πρέπει να συνδέεται με Business Planπου καλείται να εκτελέσει.
Τα variances μπορεί να είναι θετικά (favorable) ή αρνητικά (negative) και όταν είναι σημαντικά διερευνώνται με ιδιαίτερηπροσοχή ιδιαίτερα.
- Παρακολούθηση του budget και των variances σε YTD βάση.
Πέρα από την ανάλυση των variances σε μηνιαία ή τριμηνιαία variances, ανάλογα με το πως έχει ορισθεί το διάστημα, ελέγχονταικαι σε σωρευτική βάση, σε YTD (year today) όπως ονομάζεται.
Όταν παρακολουθούμε για παράδειγμα τα variances του Ιουνίου θα πρέπει να τα εξετάζουμε και σε YTD βάση, δηλαδή τι έχεισυμβεί μέχρι και τον Ιούνιο καθώς αυτό μας δείχνει πως έχουμε πάει μέχρι στιγμής. Η παρακολούθηση σε YTD έχει τοπλεονέκτημα ότι δίνει μια συνολικότερη εικόνα, απεικονίζει καλύτερα την τάση και εξομαλύνει πρόσκαιρες διακυμάνσεις. Σκεφτείτε τη περίπτωση όπου είχαμε θεωρήσει για το Ιούνιο στο budget ότι θα παραχθούν μια σειρά προϊόντων τα οποία όμωςτελικά δεν παράχθηκαν τον μήνα αυτό αλλά τον Ιούλιο. Στη περίπτωση αυτή σε επίπεδο μήνα θα προκύψουν variances καθώς θασυγκρίνουμε actual στοιχεία για διαφορετικά προϊόντα από αυτά που είχαμε θεωρήσει στο budget, όμως τον επόμενο μήνα σε YTDβάση θα υπάρξει εξομάλυνση. Διαφορετικά προϊόντα και υπηρεσίες έχουν διαφορετικά στοιχεία κόστους και εξόδων μεταξύ τουςτουλάχιστον ως προς τα άμεσα και τα μεταβλητά.
Η ερμηνεία των variances μπορεί να δώσει σημαντικές απαντήσεις και να βελτιώσει τόσο τη διαδικασία των προβλέψεων και τουκαθορισμού των στόχων, όσο και στην υιοθέτηση εκείνων των πρακτικών που θα βοηθήσουν στην επίτευξη των στόχων. Εννοείται ότι από την στιγμή που υπάρχει το στοιχείο της πρόβλεψης συνεπάγεται και αβεβαιότητα την οποία τηναντιμετωπίζουμε με την ανάλυσης ευαισθησίας και την εξέταση σεναρίων. Επίσης όταν οι συνθήκες διαφοροποιούνται σημαντικάαπό το αρχικό budget θα πρέπει να επανεξετάζεται και το ενδεχόμενο αναθεώρησης του budget (revised budget) προκειμένου οιστόχοι να είναι ρεαλιστικοί.
- H παρακολούθηση του Budget δεν αφορά μόνο το PL, απαιτείται ολοκληρωμένη προσέγγιση
H παρακολούθηση του budget δεν πρέπει να περιορίζεται μόνο επίπεδο Budget Αποτελεσμάτων (P/L) καθώς αυτό αποτελεί μιαστατική και καθαρά λογιστική προσέγγιση αφού εστιάζει μόνο στα λογιστικά έσοδα και έξοδα και αγνοεί το τι πραγματικάεισπράττεται και τι πληρώνεται. Ο κίνδυνος από τη προσέγγιση αυτή είναι η παράβλεψη της ταμειακής ρευστότητας η οποίασαφώς είναι απαραίτητη για την εκτέλεση του Budget. Το Budget δεν πρέπει μόνο να μας δείχνει το λογιστικό αποτέλεσμα αλλάθα πρέπει να δείχνει και ταμειακά τι συμβαίνει καθώς από αυτό κρίνεται η βιωσιμότητα της εταιρείας. Εάν η ταμειακή θέση πουπροκύπτει είναι αρνητική δεν μπορούν να γίνουν αγορές, πληρωμές, δεν βγαίνει το budget με απλά λόγια και επομένως θααπαιτηθεί μια σειρά διορθωτικών ενεργειών. Αυτές οι ενέργειες μπορεί να αφορούν την τροποποίηση της πιστωτικής πολιτικής, αλλαγή του budget ή νέα χρηματοδότηση η οποία θα δημιουργήσει χρηματοοικονομικά κόστη και τα οποία με τη σειρά τους θαεπηρεάσουν το αποτέλεσμα και το ίδιο το budget. Συνεπώς μια ολοκληρωμένη προσέγγιση του budget περιλαμβάνει καιπρόβλεψη στοιχείων ισολογισμών για να μπορέσει να γίνει και η εκτίμηση του cash flow. Απαιτείται λοιπόν κατά την διαδικασίατου budgeting ολοκληρωμένο χρηματοοικονομικό μοντέλο που περιλαμβάνει PL, Balance Sheet και Cash Flow.
- Με γνώμονα τη μεγάλη εικόνα
Θα πρέπει λοιπόν να αντιμετωπίζουμε τη διαδικασία του Budgeting ως ένα Business Plan βραχυχρόνιου ορίζοντα με περισσότερεςόμως λεπτομέρειες. To ετήσιο budget σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να προκύπτει από το Business Plan, το οποίο με την σειρά τουπροκύπτει και αλληλοεπιδρά με τη Στρατηγική. Η σχέση της Στρατηγικής με το Business Plan είναι αμφίδρομη, η Στρατηγική οδηγεί το Business Plan και το Business Plan αξιολογεί, επιβεβαιώνει, τροποποιεί ή απορρίπτει την Στρατηγική.
ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ FINANCE SKILLS
Η Finance Skills παρέχει επαγγελματική εκπαίδευση ασύγχρονης μορφής, που σημαίνει ότι μπορείτε να την παρακολουθήσετε οποιαδήποτε στιγμή επιλέξετε, χωρίς χρονικούς περιορισμούς και με απεριόριστο αριθμό επαναλήψεων καθώς η πρόσβαση που αποκτάται μετά την εγγραφή σας είναι σε συνεχή ισχύ (lifetime access). Τα προγράμματα που προσφέρονται είναι τα εξής:
- Basic Program (Ταχύρρυθμη εκπαίδευση στη Λογιστική και το Excel)
- Premium Program (Εφαρμοσμένη Χρηματοοικονομική & Επενδυτικές Αποφάσεις)
- Budgeting, Forecasting & Financial Planning (Εφαρμοσμένη Χρηματοοικονομική & Επενδυτικές Αποφάσεις)
- Strategic Finance & Business Planning (Εταιρική Στρατηγική, Business Plan & Αποτίμηση με DCF & IRR)
Η εκπαίδευση περιλαμβάνει:
- επεξηγηματικά video,
- αναλυτικές σημειώσεις,
- μοντέλα excel για αποτίμηση εταιρειών, business plans, budgets, μηνιαία cash flows,
- εργαλεία excel κατάλληλα για εφαρμογή και χρήση στην πράξη,
- ασκήσεις σε excel,
- υποστηρικτικό υλικό, όπως δημοσιευμένες οικονομικές καταστάσεις, μελέτες και εγχειρίδια από έγκυρους χρηματοοικονομικούς οίκους, κλπ.
Δείτε εδώ τον αναλυτικό εκπαιδευτικό μας οδηγό.
Μπορείτε να μας καλέσετε στο 211 800 1205 & στο 6958 473 222 ή να μας στείλετε e-mail στο: info@financeskills.gr